Suggerimenti di allestimento di una sala di videoconferenza
Si riportano di seguito alcuni suggerimenti per l'allestimento di una sala di videoconferenza.
Per la scelta dell'apparato di videoconferenza si faccia riferimento a quanto riportato alla pagina web Requisiti di sistema
La forma ideale di sala: per piccole riunioni è adatta una stanza di forma quadrata; per riunioni con quattro o più persone è preferibile una stanza di forma rettangolare.
Facilità d'accesso per i partecipanti.
La dimensione deve permettere una comoda diposizione dei posti a sedere e una distanza fra i partecipanti e la videocamera di almeno 2,5 m e non più di 7,5 m.
Poche o se possibile nessuna finestra. Minimo rumore di fondo, come quello dell'aria condizionata.
Se si prevede un uso intenso della sala di videoconferenza con un elevato numero di partecipanti, è bene allestire una stanza adiacente con funzione di area di ricevimento. Questa zona avrà funzione di sala d'attesa o area utile per gli assistenti.
Strumentazione di supporto: PC, lavagna luminosa, telefono, videocamera per i documenti.
Installare una o più videocamere (una principale, una per la ripresa secondaria dei partecipanti, un'altra videocamera per i documenti). Posizionare la videocamera principale sopra al monitor con un angolo di 15° rispetto al punto di vista dell'osservatore assicurandosi un buon contatto visivo. Posizionare lo schermo per proiezioni o i monitor lontano da luci e finestre.
Per minimizzare le ombre sui visi dei partecipanti, l'illuminazione migliore si ottiene con una luce fluorescente indiretta a 45°, con intensità di almeno 740 LUX. Se la stanza ha delle finestre, prevedere dei sistemi d'oscuramento o delle tende per evitare gli effetti di cambio di luce naturale.
Sedie: comode e senza ruote.
Tavolo: opaco, di forma rettangolare o trapezoidale. Posizionare sulla parete di fondo il marchio dell'azienda o un orologio con l'ora locale (utili a identificare il contesto).
Installare il microfono principale a 3-4 m di distanza dal sistema di videoconferenza. Un microfono standard è sufficiente per quattro o cinque partecipanti. Posizionare i diffusori in modo da non generare interferenze con i microfoni.
Parete di fondo: la più importante è quella di fronte alla videocamera. Dovrebbe essere priva di finestre, tappezzerie colorate, porte o persone di passaggio. Colori: evitare il rosso e i disegni che possono causare riverberi e sfarfallio dell'immagine video. Evitare il nero e il bianco brillante. I colori migliori per la parete di fondo sono l'azzurro o il verdeazzurro. Altri colori non-riflettenti indicati sono i toni bianco-grigi, il beige, il grigio chiaro e l'azzurro chiaro. I toni migliori per il video sono quelli più chiari e meno intensi e le superfici opache. Evitare le superfici lucide e di cristallo che possono riflettere sia la luce che il suono.
