InterPRO, PEC e il processo di dematerializzazione

InterPRO rappresenta il primo step verso la costruzione di un sistema documentale dematerializzato.

InterPRO realizza l’automazione della filiera principale di accesso al sistema: quella di ingresso dei documenti nelle amministrazioni attraverso il protocollo.
Il protocollo costituisce il sistema di trattamento trasversale a tutte le strutture delle nostre amministrazioni e a tutti i procedimenti e le tipologie documentali.

Il protocollo funge da interfaccia in due momenti diversi:

• nella fase di back office, cioè la gestione documentale interna;
• nella fase di front end, cioè la modalità di contatto degli uffici con l’esterno.

Il protocollo fa interagire le Pubbliche Amministrazioni tra di loro e queste con cittadini e imprese.

Tutte le Pubbliche Amministrazioni che usano InterPRO:

• inviano e ricevono documenti digitali,
• utilizzano come unica interfaccia il proprio sistema di protocollo;
• trattano in maniera automatica i documenti digitali secondo la prassi archivistica e secondo la norma nazionale (dpr 445/2000): protocollano e classificano;
• ricevono dall’applicazione di protocollo la notifica di avvenuta registrazione da parte dell’Amministrazione destinataria.

A chi può scrivere un'Amministrazione

Tramite InterPRO le nostre Amministrazioni possono colloquiare tra loro scambiandosi documenti digitali firmati o può scrivere a soggetti privati, all'interno del territorio regionale toscano e non.

• Amministrazioni RTRT attive su InterPRO: sono elencate nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni Regionali IPAR
• Tutte le altre Amministrazioni del territorio nazionale, e quelle non ancora attive su InterPRO: sono elencate nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni IPA; scrivendo a queste Amministrazioni tramite InterPRO la comunicazione verrà recapitata al loro indirizzo di Posta Elettronica Certificata
• Soggetti privati (cittadini, professionisti, aziende, associazioni etc.): possono essere raggiunti tramite il sistema web di comunicazioni telematiche denominato Ap@ci e le comunicazioni verranno recapitate al cittadino, oltre che su AP@CI anche al suo domicilio elettronico dichiarato (posta elettronica ordinaria o PEC)

Cosa e come scrivere

Cosa: qualunque tipo di comunicazione che abbia un valore amministrativo.
Tra queste le nostre Amministrazioni hanno iniziato a colloquiare tramite InterPRO sui seguenti “Procedimenti interoperabili”: elenco RTRT

Come: Ti consigliamo di scrivere e inviare documenti in formati che siano leggibili facilmente da altre Amministrazioni e soprattutto che siano in un formato stabile e difficilmente modificabile. Tra questi privilegiamo pdf/A.
I documenti che escono dalle nostre Amministrazioni devono essere firmati digitalmente dal dirigente responsabile del procedimento, o comunque da figura ufficialmente incaricata di svolgere quel ruolo.
Sull'uso della firma digitale e degli strumenti per effettuarla si veda il sito e.toscana

Per riassumere

Se sei un impiegato di una amministrazione toscana, verifica sull'indice IPAR se la tua Amministrazione compare tra quelle interoperabili.

Tramite l'ufficio protocollo della tua Amministrazione puoi inviare una comunicazione ad uno o più destinatari: dal sistema di protocollo, trattandola quindi secondo la normativa.

La comunicazione con un file allegato (preferibilmente in formato pdf/a) arriverà al destinatario corredata dal numero di protocollo della tua Amministrazione.

L'Amministrazione ricevente protocollerà in arrivo e il sistema consegnarà un messaggio alla tua Amministrazione per confermare la protocollazione avvenuta.

Se sei un dipendente di una Amministrazione non toscana o che non fa parte di RTRT puoi scrivere alle Amnministrazioni dell'indice IPAR tramite la tua PEC.

In questo caso riceverai solo la ricevuta di consegna al server della PEC destinataria.