Conservazione a norma

Regione Toscana ha in corso di acquisizione e di realizzazione un sistema di archiviazione e conservazione digitale dei documenti elettronici con e senza firma digitale, perseguendo un duplice obiettivo: da una parte quello di trasformare il proprio sistema documentario in un sistema informativo specializzato gestito tramite la tecnologia informatica e telematica, dall'altra quello di proporre agli enti sul territorio strumenti e mezzi per perseguire il medesimo obiettivo.

Il sistema si articola in due sottosistemi.

Il sistema di gestione documentale per l'archivio di deposito:

• gestisce documenti digitali e contemporaneamente la documentazione analogica, evidenziando le relazioni e permettendo la gestione e la ricerca del fascicolo ibrido;
• permette la distinzione tra documenti che necessitano di una conservazione a lungo termine da quelli destinati allo scarto d'archivio;
• riceve informazioni dalle procedure che gestiscono i vari flussi/procedimenti documentali;
• versa documenti digitali al sistema di conservazione a lungo termine;
• si occupa di mantenere l'autenticità, la leggibilità, l'integrità e l'affidabilità nel tempo del documento digitale (d.lgs. 82/2005, artt. 40 e segg.);
• garantisce la separazione di dati e documenti relativi ad Enti diversi.

Il sistema di conservazione a norma:

• rispetta la normativa CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) e comunque la normativa sulla conservazione;
• prevede di essere aggiornato per rispondere ad eventuali nuove norme;
• accetta documenti in particolari formati, per i quali garantisce l'esibizione a norma;
• ha la capacità di memorizzare i documenti e mantenere traccia anche della loro utilizzazione;
• è accessibile via web services autenticato;
• garantisce l'accesso e l'esibizione dei documenti.